学校教职员工因公短期出国的申办程序

发布时间:2013-05-05 09:06浏览次数:4152

(注意:凡出国(境)执行公务者必须办理因公出访手续,特别是需使用到学校管理经费的出访,否则财务处将不予报销相关费用)
国际交流合作处出访科   咨询电话:85226319
网址:http://wsc.jnu.edu.cn    E-mail:ochf@jnu.edu.cn
 
 
一、下载并填写相关表格;
1. 学校厅级干部出访需下载并填写《厅级干部因公出访立项表》,处级干部出国执行学校行政类出访任务的需先下载并填写《处级干部因公行政出访立项表》,由我处提交给校领导预审批立项,获得立项后方可启动后续出访手续;
2.下载并填写《暨南大学教职员工因公临时出国审批表》,交至相关单位负责人签署意见并加盖公章;
3.下载并填写《因公临时出国人员备案表》。(只需发送电子版至ochf@jnu.edu.cn,为避免邮件过多,如超过3人,请统一收齐后打包发送)
(出访达30天及以上者,需先报人事处审批,由人事处在《暨南大学教职员工因公临时出国审批表》上签署意见并盖章)
 
二、提交出访相关材料;(至少提前两个月提交,或视具体国家签证要求而定)
1.《厅级干部因公出访立项表》或《处级干部因公行政出访立项表》1份;
2.《暨南大学教职员工因公临时出国审批表》原件一式2份;
3. 发送《因公临时出国人员备案表》电子版至ochf@jnu.edu.cn;(为避免邮件过多,如超过3人,请统一收齐后打包发送)
4. 身份证复印件2份;(A4纸,正反面复印在同一面上)                  (非广东省签发的身份证需附广东省户口簿复印件,户口不在广东的教职工,需到人事处人事科开具《在职证明》)
5. 提供因公电子护照相片的回执及1整版相片,不用裁;(回执上须按要求由出访人亲笔签名,请仔细阅读签名要求)
6. 提供签证相片;(根据不同国家签证要求而定,具体请咨询出访科)
7. 邀请信原件1份,复印件3份;(随外单位团组出访者需提供由组团单位出具的“征求意见函”、“任务通知书”的原件和复印件各1份,以及“任务批件”复印件2份)
8. 中文详细日程安排1份;(请将电子版发送至ochf@jnu.edu.cn,某些国家需提供英文日程安排,具体请咨询出访科)
9. 参加会议者需提交会议背景材料、论文中文摘要复印件各2份;
10.经费由第三方提供者需提交经费资助证明复印件2份;
11.个别国家特殊要求的材料;
12.60岁以上在职人员需提供《在职证明》(在人事处人事科开具),65岁以上在职人员还需附医院的体检报告;
13.预缴办证费。
(以上第7、8、9、10、11项为外文材料时,请提供对应份数的中文翻译件。)
 
三、由我处出访科审核材料后拟文呈送处领导、校领导批示,再上报广东省外事办公室审批;
四、获批后取得任务批件;
五、送签;(由我处出访科为出访人整理有关签证材料后,送广东省外事办公室审核,并办理因公护照及签证)
六、领取因公护照;(出访人请于出发前十天致电85226319查询办证情况,并结算办证费,确认已办好证件并缴清办证费后,可凭相关证件领取因公护照)
七、出访团组回国后须下载填写《因公出访情况登记表》,并于回国后7日内将该表格与因公护照一并交回出访科;
八、出访人如需报账,我处出访科将审查第七项完成情况后,出具相关证明材料,出访人持证明材料去财务处报账。

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